Цифровизация в условиях суверенной деглобализационной экономики. Новый вызов для компаний, работающих в сфере технической безопасности. От ЭДО до BIM.

Цифровизация в условиях суверенной деглобализационной экономики. 

Новый вызов для компаний, работающих в сфере технической безопасности. От ЭДО до BIM.

Цифровизация - это не просто отказ от бумажного документооборота и полная автоматизация процессов. Это поиск новых решений и следование трендам. Комплексный подход для организации работы компании с помощью современных технологий. Трансформация и обновление бизнес-процессов для повышения стабильности компании в условиях суверенной деглобализационной экономики.

В чем же разница между автоматизацией и цифровизацией в компании? Приведу простой пример - обработку договора. Это рутинный процесс, который чаще всего занимает много времени у юристов компании.

Обработка договора в бумажном документообороте. 

Такой способ до сих пор используется во многих компаниях. В этом случае сотрудник, который занимается договором, составляет его, распечатывает и относит на бумаге юристу. После согласования его подписывают и регистрируют в бумажном журнале в юридическом отделе.

Автоматизация обработки договора. Есть общий сервер и диск с шаблонами договоров, которые доступны всем ответственным сотрудникам в компании. В этом случае при необходимости составить договор с новым клиентом нужно просто заменить данные о контрагенте и некоторые условия и все - договор готов. Журнал регистрации тоже электронный. Согласование ведется по электронной почте или в системе согласования договоров. В этом случае можно сказать, что процессы переведены в электронный вид. Но, соблюдение контрактной политики, сроков и порядка согласования все равно остаются на ответственности сотрудников.

Цифровизация начинается с момента, когда для работы с договорами вводятся электронные инструменты контроля соответствия процесса регламентам компании. Также используется сравнение версий и выделение изменений, автоматическая регистрация и отправка контрагенту после подписания, плюс напоминание о сроках исполнения обязательств.

На мой взгляд, цифровизация - это снижение человеческого фактора, увеличение скорости и надежности процессов.

Это простой пример, но достаточно наглядный и стандартный. Теперь давайте посмотрим, что можно цифровизовать в компании любого масштаба в первую очередь.

И с чего начали мы:

Делопроизводство и договорная работа - это первое, с чего стоит начать оптимизировать в компании, это необходимо "оцифровать" в первую очередь

Кадровые процессы. В любой компании работа с кадрами - сложная комплексная и весьма трудоемкая задача, где, на первый взгляд, сложно что-то оцифровать. Но, на самом деле, все решаемо.

Бухгалтерия. Основная проблема бухгалтерии в компании, даже с учетом автоматизации, в том, что документы поступают из разных источников, включая почту, курьерскую доставку, электронную почту, мессенджеры и т.п. С бумажными документами возникает проблема - их нужно оцифровывать вручную, а упорядоченное хранение организовать не так-то и просто.

Наша компания 3С ГРУПП вместе с нашими клиентами и партнерами переходит на электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Как это работает?

Схема работы.

Не имеет значения, какого масштаба ваш бизнес, схема ЭДО (Рис.1) для работы с документами будет одинаковой для всех.

Рис.1 Схема ЭДО

Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.

Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.

Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

Работа с электронным документооборотом прозрачна - вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.

Меньше рутинной работы - снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.

Документы в электронном виде не потеряются - их не придется выставлять заново.

Конфиденциальная информация в безопасности - документы передаются по защищенным каналам связи.

Уменьшаются расходы -  на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве.

Как понять, что пора переходить на ЭДО.

Проверьте себя по не большому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.

Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.

Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие -  нет.

По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

• возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
• разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
• персональные доработки СЭД под потребности компании;
• интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
• доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Выше я уже говорила, что цифровизация процессов актуальна для компаний любого масштаба. Но, конечно, у корпораций все гораздо сложнее, поскольку процессов у них огромное количество. Крупному бизнесу можно рекомендовать передачу части функций, включая юридические, кадровые и бухгалтерские процессы, в выделенные подразделения. Их принято называть общими центрами обслуживания (ОЦО). Но формировать их стоит только в том случае, если компания позаботилась о наличии каналов быстрого взаимодействия с другими учреждениями и удобного общего доступа к документам.

Что вам потребуется для внедрения цифровизации процессов в компании?

Когда речь заходит о внедрении новых технологий, может показаться, что потребуются огромные вложения, большие затраты труда и т.п. Но на самом деле это не совсем так. Конечно, какие-то траты будут, усилия тоже придется приложить. Но эти технологии при условии грамотного планирования и внедрения в бизнес-процессы компании почти сразу дают значительный эффект. И окупятся - от трех месяцев до года, в зависимости от масштаба компании и объема работ, которые нужно выполнить.

При этом бизнес получает и дополнительные бонусы, включая выход на совершенно иной технологический, безопасный уровень, повышение скорости работы и конкурентоспособности в целом. Все это усиливает способность компании противостоять вызовам ближайшего будущего.

Немного о трудностях.

 Не получится просто взять и интегрировать цифровые технологии без изменений и доработки.

Есть еще и риск неприятия некоторыми сотрудниками изменений - в этом случае придется поработать над тем, чтобы убедить сомневающихся. Сделать это лучше всего примерами успешного решения задач при помощи новых технологий.

Первое время после внедрения изменений будут возникать проблемные ситуации, то есть работу цифровой системы придется отлаживать. Но после того, как все будет сделано, сотрудники и руководство смогут увидеть, насколько улучшилась работа компании. Авральных ситуаций (во время налоговой проверки, например), станет гораздо меньше, вскоре они исчезнут совсем. И можно будет работать без коллапса во время сложных периодов - система будет работать, как хорошо отлаженный часовой механизм.

Вот теперь когда отлажены и оцифрованы основные бизнес процессы, переходим к реализации крупных проектов с помощью BIM.

Для всех не секрет, что до 80% проектов корректируются во время строительства уже на объекте.

Строительство любого объекта (жилого, гражданского или промышленного) всегда связано с большим количеством изменений, которое влечет за собой ряд изменений, в том числе и стоимости проекта.  

Рис.2 Схема BIM

В нашей проектной деятельности все эти вопросы успешно помогают решить BIM-технологии (Рис.2). 

BIM – это не просто красивая 3D-картинка. BIM – это взаимосвязь 3D-проектирования, системы управления справочными данными, календарно-сетевого планирования и облачного электронного документооборота, охватывающая всех участников строительного процесса, от проектировщиков до эксплуатирующей организации.

С помощью BIM-технологий решаются любые вопросы строительства:

• мониторинг выполнения строительных работ;
• контроль качества строительно-монтажных работ (СМР);
• автоматическая актуализация информации по всей системе;
• контроль обеспечения техники безопасности на объекте;
• календарный план-график СМР;
• график финансирования;
• график потребности в трудовых ресурсах; моделирование жизненного цикла здания.

BIM-модель – это набор элементов, которые описывают конкретные параметры проекта в виде математической модели. Меняя свойства параметра, можно получить его точные изменения, максимальную степень детализации проектирования и снизить до минимума влияние человеческого фактора

BIM-модели и системы безопасности

Сегодня возможности BIM-технологий могут быть использованы и для систем обеспечения безопасности здания. Существует много вариантов реализации этой интеграции, например через BIM-модель, в которой будет размещена система видеонаблюдения для контроля перемещений по объекту, можно отслеживать работу строительного персонала – как он действует, на протяжении какого времени и др.

По этому же принципу в BIM-модель могут быть интегрированы:

• пожарная сигнализация;
• автоматика пожаротушения;
• автоматика противодымной вентиляции;
• охранная сигнализация;
• СКУД;
• организация каналов связи;
• специальные расчеты;
• оповещение и управление эвакуацией.

Преимущества BIM-технологий уже неоднократно проверены и подтверждены на реальных объектах:

• сокращение времени проектирования типовых объектов до 70%;
• сокращение стоимости проектирования типовых объектов до 45%;
• сокращение ошибок на 100%;
• создание "правильного" проекта с точными данными;
• автоматическая мгновенная синхронизация данных независимо от объема изменений;
• быстрое внесение изменений в проект;
• сокращение расходов на СМР на 20%;
• сокращение сроков строительства на 15%;
• сокращение переделок на 90%;
• контроль строительной площадки на 100%.

При этом обеспечивается управление:

• затратами на реализацию инвестиционных проектов;
• сроками реализации инвестиционных проектов;
• рисками инвестиционных проектов;
• качеством инвестиционных проектов;
• контрактами при осуществлении инвестиционных проектов.

Практическая выгода

Весь процесс реализации проекта находится под контролем инвестора и заказчика:

• полный контроль хода строительства объекта в любой географической точке, не выходя из кабинета;
• исключение человеческого фактора;
• реальный отчет по расходам на стройку каждого этапа;
• четкое понимание сроков окончания строительных и пусконаладочных работ;
• система в работах на строительной площадке и в документообороте.

Достоинства BIM-технологий растут год от года и могут быть реализованы в самых разных аспектах строительства, в том числе в области систем безопасности.

Это лишь часть задач, которые решает сейчас наша компания 3С ГРУПП.  Мы оцифровываем бизнес-процессы, производим и поставляем оборудование, проектируем и реализуем монтаж на важных стратегических объектах.

Наш опыт позволяет нашим партнерам клиентам и заказчикам успешно развиваться и смело смотреть навстречу ветру цифровых, и не только ;) перемен.